Betton, le 18 mars 2016

                     Siège Social :

                     Le Prieuré

                    2 place de l'église

                   35830    BETTON

Le Comité Associatif du CSB

 

RESERVATION DU VEHICULE MUNICIPAL

CONSIGNES A RESPECTER

 

 

Préambule : La municipalité de BETTON met à notre disposition, à notre demande et dans la limite de la disponibité générée par ses propres priorités, un véhicule municipal de 9 places. Cette mise à disposition s'avère être un service très pratique, très apprécié et très économique pour notre association. Bien sûr son recours justifie la satisfaction de certaines formalités administratives légitimes. Un remplissage cohérent de l'imprimé ad-hoc limitera les risques d'erreur et facilitera le travail de tous. Merci donc d'apporter votre attention aux quelques consignes qui suivent :

 

La procédure :

Tout responsable de section souhaitant utiliser le véhicule municipal remplira complètement (sauf partie haute « Coordonnées du demandeur » réservée au coordonnateur du Club, Gaël Hervoin) l'imprimé intitulé "DEMANDE D'UTILISATION D'UN VEHICULE COMMUNAL", seul imprimé admis pour une telle demande, et le transmettra, en règle générale au moins trois semaines avant la date prévue du déplacement (cas particulier évoqué par la suite), au responsable des transports du CSB (*1).

 

                    Celui-ci contrôlera le complet remplissage du pré-imprimé et le transmettra trois semaines avant la date prévue du déplacement à la Mairie en respectant les règles de priorités internes arrêtées par le comité associatif (cf. ci-dessous) et en informant immédiatement les sections que l'application des critères de selection n'aurait pas pu permettre de retenir.

 

                    La Mairie transmettra sa réponse dès que possible au responsable des transports du CSB qui fera suivre immédiatement à la section concernée l'imprimé validé par les services municipaux.

 

Le remplissage de l'imprimé de demande :

 

                    En principe, il ne pose pas de problème particulier. Evidemment, seule la partie recto est à remplir lors de la demande (la partie verso étant consacrée au contrôle du véhicule avant et après déplacement). A noter que la notion de "qualité" doit s'entendre dans son sens de "fonction au sein de la section".

 

La prise et la restitution du véhicule :

 

                    Le véhicule municipal étant, par nature, un bien collectif, nous vous demandons instamment de rendre ce véhicule dans l'état de propreté où il vous a été confié et le plein fait (en principe c'est dans cet état qu'il doit vous être confié...). Pour le cas où cette règle élémentaire de vie collective ne serait pas respectée la section en cause prendrait alors le risque de se voir interdire ultérieurement l'usage du véhicule municipal.

 

                    Par delà l'entretien régulier et la vérification technique du véhicule, responsabilités qui incombent à la municipalité, le responsable du matériel du CSB (*2) vérifiera régulièrement le bon état apparent du véhicule.

 

Les règles de priorités du CSB :

 

                    Dans le cas général (demande reçue par le responsable transports du CSB au moins trois semaines avant la date prévue du déplacement), si plusieurs sections du CSB sollicitent le véhicule municipal pour une même période, priorité sera donnée à la section dont le déplacement sera le plus éloigné de Betton.

 

Cas particulier :

 

                    Dans l'hypothèse où une section n'aurait pu déposer sa demande au moins trois semaines à l'avance,

          a) si aucune autre section n'a fait de demande à la même date : celle-ci suivra alors la procédure évoquée ci-dessus,

          b) si une autre section a déjà fait une demande à la même date : il conviendra alors que les responsables des deux sections concernées "s'arrangent" entre eux et informent immédiatement le responsable des transports du CSB de la décision prise. Si, comme nous ne le souhaitons pas, aucun arrangement amiable n'est trouvé entre ces deux sections, le comité associatif décidera alors quelle sera la section qui se verra attribué le véhicule municipal.

 

 

                    Merci de veiller à la stricte application de ces consignes, gages de notre sérieux et de notre crédibilité. Il est rappelé que toute demande directe d'une section à la mairie sera systématiquement réorientée vers le responsable des transports du CSB.

 

 

 

                                                                                           Le Président,

 

 

 

                                                                                        René MAUGER